REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

 

Tämä on Yrityksen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 17.1.2023

 

1. Rekisterinpitäjä

Nimi

FINSIGNAL GROUP Oy (myöhemmin ”FS”)

Y-tunnus

3314796–5

Osoite:

Nilsiänkatu 10 B, 00510 Helsinki

Puhelinnumero ja sähköpostiosoite

+358 30 6358340/ asiakaspalvelu@finsignal.fi

 

2. Yhteystaho rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi

FINSIGNAL IT

Osoite

Nilsiänkatu 10 B, 00510 Helsinki

Puhelinnumero ja sähköpostiosoite

+358 45 7836 4090 / privacy@finsignal.fi

 

3. Rekisterin nimi

FS:n  asiakasrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

FS:n asiakasrekisterin tietoja käytetään FS:n ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden (jäljempänä yhdessä FS) ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisteritietoja voidaan käyttää myös FS:n ja asiakkaan väliseen markkinointiin ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Markkinointi voi koskea myös FS:n kumppaneiden tuotteita tai palveluita. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi kuten sähköpostimarkkinointi. Lisäksi asiakkailla tarkoitetaan myös tahoja, joihin kohdistetaan markkinointia asiakassuhteen syntymiseksi.

Asiakkaan ottaessa yhteyttä asiakaspalveluun puhelut voidaan nauhoittaa ja muu viestintä, kuten sähköposti-, teksti-, ja pikaviestit, tallentaa. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakaspalvelutapahtumien todentamiseen ja asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen. Tallenteet tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita edellä mainittuihin tarkoituksiin. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on tässä yhteydessä liiketoiminnan toteuttaminen, markkinointi ja myynnin edistäminen.

 

5. Rekisterin tietosisältö – rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät sekä tietojen poistaminen

FS:n asiakasrekisteri voi sisältää FS:n asiakkaista, yhteistyökumppaneista, potentiaalisista asiakkaista ja kaikkien edellä mainittujen yhteyshenkilöistä sekä FS:n palveluiden käyttäjistä seuraavia tietoja:

• Asiakkaan perustiedot (nimi, y-tunnus, osoite, kotipaikka)

• Yrityksen yhteyshenkilön ja käyttäjien tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, toimipaikka, sähköpostiosoite sekä tehtävä ja asema yrityksessä)

• Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tehdyt tilaukset, sopimussuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärät, tilaus- ja toimituspäivät, hinta- ja alennustiedot, peruutus- ja palautustiedot

• Asiakashistoria kuten palvelumuutokset, asiakkaan yhteydenotot, tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot

• Suoramarkkinointikiellot

• Asiakaspuheluiden nauhoitus ja muun asiakaspalvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus

• Laskutustapatieto, laskutusyhteystiedot ja muut laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

• Asiakkaan itsensä antamat tai muutoin asiakkaan suostumuksella kerätyt lisätiedot (esim. asiakaskyselypalautteet, tapahtumissa annetut tiedot, asiakkaan mielenkiinnon kohteet)

• Eri palveluissa ja kanavissa, erityisesti FS Shopissa, tapahtuvan viestinnän ja palvelu- ja sisältökäytön käyttö- ja asiointitiedot (esim. palvelun ominaisuuksien käyttö-, haku- ja selaustiedot) sekä näistä analytiikalla johdetun asiakasprofiilin tiedot.

Tiedot säilytetään niin kauan, kuin rekisterinpitäjällä on sopimussuhde tai muu yhteistyösuhde voimassa rekisteröidyn edustaman tahon kanssa tai sen ajan, kun rekisterinpitäjä markkinoi palveluitaan rekisteröidyn edustamalle taholle, ellei pakottava lainsäädäntö toisin määrää.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot syntyvät asiakas- tai kumppanuussuhteen solmimisen ja ylläpidon yhteydessä, FS:n omassa toiminnassa, FS:n palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä tai rekisteröidyn suostumuksella.

Rekisterinpitäjä on saanut rekisterin tiedot joko rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn edustaman taholta tai Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn edustaman tahon yhteisiltä yhteystyökumppaneilta tai julkisista lähteistä, kuten internetsivustoilta.

 

7. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, mikäli pakottava lainsäädäntö niin edellyttää. Yrityksen perustiedot voidaan luovuttaa valmistajalle normaalin myyntiraportoinnin yhteydessä. Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita FS:n alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. FS voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistamisesta on sovittu erillisellä sopimuksella.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Yrityksen perustiedot saatetaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle normaalin valmistajamyyntiraportoinnin yhteydessä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus

Henkilökohtaisen tiedon huolellinen käsittely on FS:lle keskeisen tärkeää. Kun keräämme, käsittelemme ja käytämme tietoa, noudatamme tiukasti lain määräyksiä. Koko FS:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin yritystietoihin, mukaan lukien asiakasrekisterissä oleviin tietoihin.

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalisen aineiston määrä pyritään ohjeistuksella pitämään minimissä. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa kaapissa, jonne pääsy on ainoastaan rajatuilla henkilöillä, joille työnkuvansa puolesta kuuluu kyseisten henkilötietojen käsittely.

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Pääsy rekisterin tietoihin on rajattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja roolipohjaisesti määriteltävien käyttöoikeuksin. Rekisterin tietoja säilytetään suojatuissa ja valvotuissa palvelintiloissa, jotka sijaitsevat Suomessa. Tiloihin on kulkuoikeus vain erikseen valtuutetuilla henkilöillä, joiden työtehtäviin henkilötiedot liittyvät.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Pyynnöt on esitettävä kirjallisesti suoraan rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.